Tietosuojaseloste
Tässä tietosuojaselosteessa kuvataan, miten MARK Suomen Markkinointiliitto (MARK) käsittelee jäsentensä ja toimintaansa liittyvien ja osallistuvien henkilöiden henkilötietoja. MARK käsittelee henkilötietoja EU:n tietosuoja-asetuksen GDPR:n ja muun soveltuvan tietosuojalainsäädännön edellyttämällä tavalla.
Rekisterinpitäjä
MARK Suomen Markkinointiliitto ry, 0202231-8
Vapaalantie 8, 01650 Vantaa
toimisto@markkinointiliitto.fi
www.markkinointiliitto.fi
Rekisteriasioista vastaava henkilö
MARK toimisto/toiminnanjohtaja Sanna Laakkio
sanna.laakkio@markkinointiliitto.fi
Käyttötarkoitukset ja käsittelyn perusteet
MARK jäsenrekisteri:
Jäsenyysasioiden hoitaminen, liiton toiminnan ja toimintojen kehittäminen jäsenten palvelemiseksi. Tietojen käsittely perustuu jäsensuhteen hoitoon (oikeutettu etu) ja lakisääteiseen velvoitteeseen pitää jäsenrekisteriä.
MARK tapahtumarekisteri:
Rekisteröityjen osallistuminen järjestämiimme maksuttomiin / maksullisiin tilaisuuksiin. Käsittely perustuu sopimukseen ja tapahtumaan liittyvään osallistumissuhteen hoidon ja suoramarkkinoinnin osalta oikeutettuun etuun. Lisäksi henkilötietoja voidaan käsitellä muuhun toimintaan liittyen, kuten hallitus ja muut ryhmät. Käsittely perustuu oikeutettuun etuun.
MARK Markkinointirekisteri:
Markkinointiviestinnän hoitamiseen jäsenille ja potentiaalisten jäsenten hankintaan. Yrityksen edustajalle voidaan työsähköpostiin lähettää hänen työhönsä liittyvää sähköistä markkinointia (Tietoyhteiskuntakaari 20 2§, 203§). Kyse on tällöin yritykselle kohdistetusta markkinoinnista ja käsittely perustuu oikeutettuun etuun.
Rekisterin tietosisältö
Jäsenrekisteri: Jäsenen henkilötiedot
Nimi, syntymäaika, sukupuoli, ammatti ja/tai arvo, yhteystiedot kotiin ja/tai
työpaikalle, gsm-numero, sähköpostiosoite
Jäsenyyttä koskevat tiedot
Jäsennumero, jäseneksi liittymisaika, ryhmä (joihin jäsen haluaa kuulua),
työpaikan nimi ja yhteystiedot, jäsenmaksun maksamista koskevat tiedot, jäsenen osallistuminen liiton ja sen ryhmien toimintaan (luottamustoimet) sekä ansiomerkkien saajat
Jäsenen antamat kiellot
Suoramarkkinointikiellot, jäsen ei halua tiettyä jäsenetua (esim. jäsenetulehti) tai MARKin jäsenkirjettä
Tapahtumarekisteri
Yksilöinti- ja yhteystiedot, kuten nimi, työnantaja, sähköpostiosoite, puhelinnumero.
Markkinointirekisteri
Yksilöinti- ja yhteystiedot, kuten nimi, titteli, työnantaja, sähköpostiosoite.
MARK me -sisältöpalvelu ja muu toiminta
Yksilöinti- ja yhteystiedot kuten nimi, sähköposti, puhelinnumero.
Tietolähteet
Käsittelemme henkilötietoja jäsenyyteen liittyen ja tiedot saamme pääsääntöisesti jäseneltä/rekisteröityjältä itseltään. Tietoja voidaan saada ja päivittää myös jäsenen työpaikalta tai jäsenetulehden julkaisijalta.
Markkinointirekisterin pääasiallinen lähde on Suomen Asiakastiedon yhteystietokanta, jonka tiedot voi tarkistaa sivulta https://gdpr.asiakastieto.fi/#/identify/suomen-asiakastieto-oy
Tietojen vastaanottajat
Liittymislomake
Liittymislomake on www.markkinointiliitto.fi –sivulla, jonka tekninen IT-järjestelmän ylläpito on Suomessa toimivassa Kuuki Marketing Lab Oy:ssä. Liittymislomakkeen tiedot vastaanottaa MARK toimiston työntekijä sähköpostiosoitteessa toimisto@markkinointiliitto.fi
Jäsen-/tapahtumatiedot
Tiedot vastaanottaa MARK toimiston työntekijä sähköpostilla
(toimisto@markkinointiliitto.fi tai henkilökohtainen sp-osoite), www.markkinointiliitto.fi sivujen järjestelmästä, Lyyti IT-järjestelmästä sekä puhelimitse.
Jäsenmaksutiedot
Jäsenmaksutiedot vastaanotetaan taloushallintojärjestelmään IT-järjestelmän ylläpitäjän Suomessa toimivan Fennoa Oy:n ja Suomessa toimivien pankkien välisten yhteistyösopimusten perusteella. Jäsenmaksutiedot viedään erikseen jäsenrekisteriin, joka on IT-järjestelmä Suomessa toimivassa CRM Service Oy:ssa.
MARK me -sisältöpalvelu
Palvelu on osoitteessa www.markme.fi , jonka tekninen ITjärjestelmän ylläpito on Suomessa toimivassa Kuuki Marketing Lab Oy:ssä ja tietojen käsittelijänä on MARKin toimiston työntekijä.
Sähköinen jäsenkirje
Sähköisen jäsenkirjeen toteutukseen käytetään sähköpostimarkkinointityökalua MailChimp, johon tallennetaan vain jäsenen sähköpostiosoite. Jäsenkirjeen tekee MARKin toimiston työntekijä.
Sosiaalinen media
Sosiaalisessa mediassa käytetään mm. Facebookin, LinkedInin, Twitterin, YouTuben ja Google-mainontaan tarkoitettuja työkaluja. Jäsenten tietoja ei luovuteta vaan niitä käytetään taustatietoina ja niiden käsittelijänä on MARKin toimiston työntekijä tai MARKin palveluksessa oleva työntekijä.
Tutkimuskyselyt
Tutkimuskyselyihin käytetään Lyyti IT-järjestelmää. Kyselyn tekee ja aineiston valmistelee sekä tiedot poistaa kyselyn valmistuttua MARKin toimiston työntekijä.
Kaikkien yhteistyökumppaneiden kanssa on tehty asianmukaiset tietojen käsittelyä koskevat sopimukset.
Tietojen luovuttaminen
Jäsentietoja voidaan rekisterinpitäjän harkinnan perusteella luovuttaa kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa, jollei jäsen ole kieltänyt tietojen luovuttamista. Jäsentietoja voidaan luovuttaa vain jäsenille myönnettävien etujen tarjoamiseen tai antamiseen. Muita tietoja kuin nimi, ammatti/arvo, yhteystiedot (postiosoite), syntymäaika, sukupuoli ja ryhmä ei luovuteta.
Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
MARK jäsenrekisterin/MARK tapahtumarekisterin tietoja ei luovuteta osapuolille, jotka toimivat EU:n tai ETA:n ulkopuolella.
Rekisterin suojaus
MARK jäsenrekisteri, MARK tapahtumarekisteri sekä taloushallintojärjestelmä ovat IT-järjestelmäpohjaisia. Henkilötiedot on suojattu normaalein tietoteknisin järjestelyin. MARK jäsenrekisterin tietojärjestelmään ja siellä oleviin henkilötietoihin pääsevät käsiksi vain MARKin työntekijät ja jäsenrekisterin Suomessa toimivan järjestelmätoimittajan CRM Service Oy:n työntekijät. MARK Tapahtumarekisteriin pääsevät käsiksi vain MARKin työntekijät ja www.markkinointiliitto.fi –sivuston järjestelmätoimittajan Kuuki Marketing LAb Oy:n ja Lyyti järjestelmätoimittajan nimetyt henkilöt Taloushallintojärjestelmään pääsevät käsiksi vain MARKin työntekijät ja Tilitoimisto PrimeLaskenta /PrimeSoft Consulting Oy:n työntekijät. Järjestelmiin pääsy edellyttää käyttäjätunnuksen ja salasanan. Kaikkia käsittelijöitä sitoo salassapitovelvollisuus.
Tietojen säilytysaika
Jäsentietoja säilytetään niin kauan kuin jäsenyys on voimassa. Jäsenyyden päättymisen jälkeen tietoja säilytetään niin kauan, kuin kirjanpitoaineistot vaativat jäsenmaksutietojen osalta niitä säilytettävän. Tapahtumarekisterin tietoja säilytetään tilaisuuteen saakka ja ne poistetaan kahdentoista kuukauden kuluessa. Numerollisesti tietoja käytetään tilastointiin toimintakertomusta varten. Tapahtumien suoramarkkinointia varten mahdollisesti hankitut ulkopuoliset osoitetiedot poistetaan kampanja-ajan päätyttyä.
Rekisteröidyn oikeudet
Tietojen tarkistaminen
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa jäsenrekisterissä olevat itseään koskevat tiedot.
Tietojen korjaaminen ja poistaminen
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää häntä koskeva virheellinen henkilötieto oikaistavaksi, täydennettäväksi tai poistettavaksi rekisteristä, mikä tieto on henkilötietojen käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut. Oikeus tietojen siirtämiseen sekä käsittelyn rajoittamiseen ja käsittelyn vastustamiseen Rekisteröidyllä on voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti oikeus vaatia tietojensa siirtämistä toiselle rekisterinpitäjälle.
Tilanteessa, jossa virheelliseksi epäiltyä henkilötietoa ei voida korjata tai poistaa taikka poistopyynnöstä on epäselvyyttä, rekisterinpitäjä rajoittaa tietoihin pääsyä.
Suoramarkkinoinnin vastustaminen (kieltäminen)
Rekisteröidyllä on oikeus kieltäytyä vastaanottamasta suoramarkkinointiviestejä noudattamalla tällaisissa viesteissä olevia ohjeita postituslistalta poistamiseksi tai ilmoittamalla siitä erikseen sähköpostilla osoitteeseen toimisto@markkinointiliitto.fi
Mikäli rekisteröity päättää olla vastaanottamasta suoramarkkinointiviestejä, voimme edelleen lähettää jäsenviestintää, koska viestintämme tapahtuu
pääsääntöisesti sähköisesti.
Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa tietojen luovuttamista MARK kumppaneiden erikseen tarjoamiin jäsenetuihin.
Suostumuksen peruuttaminen
Jos henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn erikseen antamaan suostumukseen, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa antamansa suostumus häntä koskevien tietojen käsittelyyn.
Jos rekisteröity haluaa käyttää yllä olevia oikeuksiaan, rekisteröity voi milloin tahansa ottaa yhteyttä tässä tietosuojaselosteessa ilmoitettuja yhteystietoja käyttäen.
Oikeuksien toteuttaminen
Rekisteröityjen oikeuksia koskevat pyynnöt tehdään sähköisesti tai muutoin kirjallisesti yllämainituilla yhteystiedoilla. Tarkastuspyyntöön vastataan kohtuullisessa ajassa ja mahdollisuuksien mukaan viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön esittämisestä ja henkilöllisyyden tarkistamisesta lukien. Jos rekisteröidyn pyyntöön ei voida suostua, kieltäytymisestä ilmoitetaan rekisteröidylle kirjallisesti. Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojaviranomaiselle, mikäli rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan on käsitelty voimassa olevan lainsäädännön vastaisesti.
Tietosuojaselosteen sisältöä voidaan päivittää toiminnan ja lainsäädännön muutosten mukana.