Pääsin seuraamaan keskiviikkona 16.5. Valveen järjestämää webinaaria, jonka aiheena oli muutosjohtamisen työkalut. Webinaarissa Valveen viestintäkonsultit Sanna Haanpää-Liukko ja Minna Kylänpää esittelivät viestinnällisiä ja markkinoinnillisia keinoja, joilla muutoksen onnistumistodennäköisyyttä voidaan parantaa.

Epäonnistumisen syy usein muutosviestinnässä

Muutos ei ole ihmiselle helppo asia. Tottumukset pysyvät tekemisessä lujasti ja muutos on tutkitusti tuskallista jopa aivoille. Suomessa merkittävistä organisaatioiden strategisista muutosjohtamisista onnistuu vain 37 %. Yksi keskeisimmistä muutosjohtamisen työkaluista on muutosviestintä, jossa yritykset ja organisaatiot monesti menevätkin mönkään. Usein muutokset jäävät puolitiehen tai vanhoihin tapoihin palataan, kun uusia muutoksia ei ole sisäistetty kunnolla ja otettu käyttöön oikein. Yrityksien ja organisaatioiden olisikin aika tehdä merkittäviä muutoksia.

Avuksi muuttumisen neljä kulmakiveä

Webinaarissa esiteltiin muuttumisen neljä kulmakiveä, joita voidaan käyttää muutosviestinnän sisältöjen lähtökohtana. Ensimmäinen kulmakiven, esimerkin voiman, avulla tehdään näkyväksi muutosta tukevien yksilöiden ja tiimien toimintaa. Toisen kulmakiven, tarvittavan kyvykkyyden tunnistamisen, avulla tehdään tunnetuksi uuden oppimisen mahdollisuudet yksilö- ja organisaatiotasolla. Kolmannen kulmakiven, muutoksen ymmärtämisen, avulla mahdollistetaan vuoropuhelu ja luodaan viestinnän pohjaksi esimerkki muutostarina, joka vastaa kysymyksiin miksi, minne, miten ja mitä. Neljännen kulmakiven, toimintamallien toimivuuden tiedostamisen, avulla tehdään näkyväksi uusien prosessien omaksumisen hyödyt yksilö- ja organisaatiotasolla.

Myös johdolla merkittävä rooli muutoksessa

Muutos vaatii viestinnän lisäksi myös organisaation johdolta ja johtajilta paljon. Työntekijät tunnistavat helposti, jos muutos ei ole aitoa ja johtaja ei vie tiimille tietoja sekä työkaluja muutokseen. Webinaarissa kehotetaan hankkimaan muutokseen tueksi organisaation ulkopuolelta asiantuntija, joka tukee myös johdon työtä. Muutos tulee sovittaa organisaation jokapäiväiseen toimintaan ja varmistaa tiedon systemaattinen jakelu koko henkilöstön kesken. Johtajien kannattaa hyödyntää henkilöstön edelläkävijöitä ja innokkaita työntekijöitä tiedon ja toimintatapojen levittämisessä sekä muistettava tukea ja kiittää onnistujia.

Esimerkit toimivat

Ihmiset ottavat tietoa vastaan hyvin eri tavoin. Useimmissa muutosjohtamisen malleissa on samat periaatteet ja tärkeimmät elementit, jotka eivät aina kuitenkaan aukea kaikille henkilöstön jäsenille. Muutoksen vaiheita kannattaakin opettaa onnistuneiden case-esimerkkien ja blogikirjoituksien avulla. Tärkeää on muistaa, että muuttuminen alkaa aina yksilöstä ja jalkautuu kunnolla koko organisaatioon vasta, kun kaikki ymmärtävät muutoksen yksilötasolla.

Poimi vielä vinkit organisaation viestinnälle to-do -listalta:
• Sparraa ja haasta johto
• Kirkasta pääviestit ja luo muutostarina
• Laadi muutosviestintäsuunnitelma
• Toteuta muutosviestintäsuunnitelma
• Varmista mahdollisuus vuoropuheluun
• Sparraa esimiehiä ja varmista tarvittavat viestinnän työkalut
• Tee seurantaa ja tarvittavia toimenpiteitä.

Kirjoittaja on MARKin sisällöntuotannon harjoittelija Hanna Polvinen, joka löysi markkinoinnin ja viestinnän maailmaan Haaga-Helia ammattikorkeakoulun kautta. Hannaa inspiroivat intohimoisesti omalla alalla työskentelevät ammattilaiset, jotka saavat itsekin tähtäämään korkealle.